Você já deve ter lido ou ouvido muito falar sobre a importância de
gerenciar pessoas, manter todos motivados e as equipes alinhadas em uma
mesma direção, e isso é fato, principalmente em uma empresa de serviços,
onde as pessoas são o maior ativo da empresa. Porém, lidar diariamente
com pessoas não é tão fácil quanto se parece, mas você sabia que existem
diversas ferramentas de gestão de pessoas que podem lhe ajudar nesta
árdua tarefa?
Sim, elas existem. Ainda mais nos dias de hoje, essencial que as
empresas tenham ferramentas de gestão de pessoas que apoiem os
colaboradores e gestores na execução e acompanhamento das tarefas
diárias. Mas, infelizmente, o uso de certas soluções disponíveis no
mercado podem trazer mais dores de cabeça do que benefícios.
Se bem estruturadas, as ferramentas de gestão de pessoas facilitam
bastante a rotina tanto dos gestores como dos próprios colaboradores,
agilizando o processamento de informações e simplificando o
acompanhamento sistemático dos resultados. Mas dependendo do sistema
escolhido, podem surgir diversos problemas: além de obrigarem as
empresas a mudarem sua cultura e processos, ainda fragmentam a
comunicação e fazem com que os gestores tenham que usar várias soluções
ao mesmo tempo. E, por mais que ajudem a equipe a organizar-se melhor,
elas não dão aos responsáveis uma visão geral do que está sendo
realizado.
Para que você tome cuidado na hora de buscar ferramentas de gestão de
pessoas, listamos neste post alguns dos motivos pelos quais muitas
ferramentas acabam falhando:
1. Dificuldades na hora da implementação
A fase de implementação é crucial para o sucesso das ferramentas de
gestão de pessoas. Se o processo for demorado ou muito burocrático, ele
acabará atrasando o andamento das atividades e prejudicando os
resultados do negócio. Além disso, pode haver ainda problemas de
compatibilidade com o sistema utilizado na organização.
O ideal é que os gestores adotem ferramentas de gestão de pessoas que
sejam hospedadas na nuvem (cloud computing) e que possam ser instaladas
de forma rápida e fácil em qualquer dispositivo e sistema. Isso
certamente agilizará os resultados da ferramenta na empresa.
2. Modificação de cultura e processos
Algumas ferramentas de gestão de pessoas obrigam as empresas a
modificarem alguns de seus processos, suas rotinas e até mesmo sua
cultura. E isso, inevitavelmente, cria uma grande resistência por parte
dos colaboradores, fazendo com que a adoção da nova ferramenta falhe. É
importante lembrar que cada empresa possui uma cultura diferente, assim
como cada equipe tem um modo diferente de trabalhar.
Logo, não são os colaboradores que devem adequar-se às exigências da
ferramenta, e sim a solução que deve adaptar-se às necessidades da
empresa. Daí a importância dos gestores preferirem ferramentas de gestão
de pessoas que não mudem drasticamente os processos de seu negócio.
Esse cuidado aumenta a aceitação da ferramenta por parte dos
colaboradores, diminui custos e tempo de capacitação e aumenta
significativamente as chances de sucesso de sua implementação na
empresa.
3. Falta de controle para o Gestor
Outro motivo para as ferramentas de gestão de pessoas falharem está
relacionado à visibilidade dos gestores quanto ao andamento dos
processos e atividades. Isso acontece porque o controle das informações
fica por conta dos próprios membros da equipe, que costumam utilizar
to-do lists (lista de tarefas) pessoais e não compartilham as atividades nas quais estão trabalhando em um determinado momento.
Em ambientes com um ritmo mais acelerado, essa falta de perspectiva
geral impacta negativamente o negócio, já que os gestores perdem tempo
solicitando informações sobre o andamento das tarefas e acabam não
conseguindo administrar todos os trabalhos adequadamente. Somente com
uma solução de colaboração eles podem ter acesso às informações de que
precisam e acompanhar o desempenho do time de perto por meio de
relatórios.
4. Problemas de integração
O último motivo que explica por que as ferramentas de gestão falham é
a falta de comunicação entre os colaboradores. Essa situação acontece
porque muitas das soluções oferecidas no mercado não possibilitam o
compartilhamento e a interação interna de tarefas. E, como a cultura de
utilizar sistemas de e-mail tradicionais ainda não foi extinta em muitas
empresas, a comunicação acaba sendo fragmentada.
Isso faz com que os gestores adotem diferentes sistemas para
diferentes áreas de gestão: um helpdesk para controlar as demandas dos
clientes; uma solução de gestão para controlar as tarefas e comunicações
internas; e uma ferramenta de e-mail, um recurso indispensável no
ambiente corporativo. O aconselhado é que os responsáveis adotem uma
única ferramenta de comunicação e colaboração que englobe todas essas
soluções, para que eles não percam tempo administrando várias soluções e
não desperdicem uma quantidade significativa de recursos financeiros.
Soluções disponíveis no mercado
Existem diversas ferramentas atualmente para auxiliar a gestão de
pessoas, como softwares de gestão de equipes, redes sociais privadas,
soluções pessoais para dispositivos móveis e ferramentas mais completas,
que envolvem recursos de comunicação e colaboração no e-mail, como o Plurio.
De toda forma, é importante que os gestores conheçam o seu negócio
para avaliar as vantagens e desvantagens que cada ferramenta traz para a
sua empresa.
Conclusão
Como você pôde ver, a implantação de ferramentas de gestão de pessoas
pode falhar por inúmeras razões. Para que todos os problemas listados
anteriormente sejam evitados, o ideal é contar com uma solução completa e
integrada, que não mude completamente a cultura e os processos da
empresa, permitindo que os seus gestores conheçam e controlem as
atividades por meio de relatórios. Só assim é possível ter os dados
necessários para realizar tomadas de decisão inteligentes que estimulem o
crescimento dos negócios e tragam satisfação para os clientes.
Fonte: https://plurio.com/pt/blog/ferramentas-de-gestao-de-pessoas/